Θυμηθείτε πως η ασφαλέστερη μορφή αρχείου για παραγωγή είναι αυτή του PDF (Adobe Acrobat Portable Document Format).
Με τις κατάλληλες ρυθμίσεις και έχοντας ενσωματωμένα όλα τα αντικείμενα εκτύπωσης πετυχαίνετε το καλύτερο αποτέλεσμα χωρίς κανέναν ενδοιασμό.

Παρόλα αυτά υποστηρίζονται και άλλες μορφές αρχείων και δημιουργούν το επιθυμητό αποτέλεσμα εφόσον τηρούν κάποιες προϋποθέσεις.

Υποστηρίζουμε αρχεία τύπου:

• PS (PostScript)
• EPS (Encapsulated PostScript)
• TIFF (Tagged Image File)
• JPEG (Joint Photographic Experts Group)
  

Καθώς και ανοικτά αρχεία από διάφορες εφαρμογές όπως:

		Quark Xpress		Keynote
		Adobe InDesign		Pages
		Adobe Illustrator		Numbers
		Adobe Photoshop		Microsoft Publisher
		Macromedia Freehand		Microsoft Word
		CorelDraw		Microsoft Excel
				Microsoft PowerPoint

Όλα τα επαγγελματικά πακέτα σχεδίασης εγγράφων εκτύπωσης μπορούν να διαχειριστούν και να αποθηκεύσουν πληροφορίες που έχουν σχέση με το ΧΡΩΜΑ (color), την ΑΝΑΛΥΣΗ (dpi) και το ΞΑΚΡΙΣΜΑ (bleed).
Αν χρησιμοποιείτε κάποιο από αυτά έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε το έγγραφό σας, ώστε, τα τελικά εκτυπώσιμα αρχεία σας να είναι είτε CMYK, είτε Pantone, είτε GrayScale. Η ρύθμιση εξαρτάται από το προϊόν που θέλετε να εκτυπώσετε.

π.χ. Αν θέλετε ένα B/W έντυπο (με Μονόχρωμη – Ασπρόμαυρη Εκτύπωση δηλαδή), τότε αν το αρχείο σας είναι τετράχρωμο (πολύχρωμο ή CMYK), η παραγωγή σας θα γίνει με προσομοίωση των χρωμάτων σε B/W (εκτύπωση με μετατροπή του έγχρωμου αρχείου σας σε ασπρόμαυρο).
Σε κάθε περίπτωση βέβαια, θα ειδοποιηθείτε ώστε αν δεν το επιθυμείτε να προβείτε στις ενέργειες διόρθωσης της παραγγελίας σας.

Επομένως, να θυμάστε πως:

• Αν δημιουργείτε αρχεία και δημιουργικά που είναι πλήρως 4χρωμα (πολύχρωμα)
  πρέπει όλο το έγγραφο και οι ενθέσεις που κάνετε να είναι CMYK.
• Αν δημιουργείτε αρχεία και δημιουργικά που είναι πλήρως ασπρόμαυρα (B/W)
  πρέπει όλο το έγγραφο και οι ενθέσεις που κάνετε να είναι B/W (Grayscale)
• Αν δημιουργείτε αρχεία και δημιουργικά που είναι πλήρως μονόχρωμα (1 Color)
  αλλά όχι B/W πρέπει όλο το έγγραφο και οι ενθέσεις που κάνετε να είναι με ένα συγκεκριμένο Pantone χρώμα (Pantone Spot Color)
  ή ένα συγκεκριμένο χρώμα τετραχρωμίας (Cyan ή Magenta ή Yellow από την σκάλα CMYK).
• Αντίστοιχα αν δημιουργείτε αρχεία και δημιουργικά που είναι δίχρωμα ή τρίχρωμα με ατόφια χρώματα,
  πρέπει οι αντίστοιχες επιλογές σας να συμπίπτουν με αυτές της εκτύπωσης.

Όλα τα εκτυπώσιμα αρχεία πρέπει να έχουν bleed. Το προϊόν σας εκτυπώνεται σε επιφάνειες μεγαλύτερες από το μέγεθος σελίδας σας και μετά τις όποιες απαραίτητες επεξεργασίες, κόβονται (ξακρίζονται) στην επιθυμητή διάσταση που έχετε επιλέξει ή ορίσει.

Το ξάκρισμα, λοιπόν, είναι εκτυπώσιμη περιοχή που στη συνέχεια κόβεται και αφαιρείται, έτσι ώστε στο καθαρό έγγραφό σας και στην τελική εκτυπώσιμη διάσταση το φόντο που χρησιμοποιείτε να φτάνει μέχρι τα εξωτερικά όρια της σελίδας. Σε διαφορετική περίπτωση, είτε το έγγραφο πρέπει να κοπεί μικρότερο με κίνδυνο στοιχεία (εικόνες και κείμενα), που έπρεπε να φαίνονται, να κόβονται είτε πρέπει να τυπωθεί έτσι ώστε περιμετρικά να αφήνει ατύπωτη περιοχή (λευκό περιθώριο).
Για να κοπεί βέβαια στα όρια που ορίσατε πρέπει να υπάρχουν και τα σημεία κοπής (Crop Marks) ώστε το αυτοματοποιημένο σύστημά μας ή ο χειριστής μας που προετοιμάζει τα αρχεία εκτύπωσης σε εφαρμογή ηλεκτρονικού μοντάζ (Inposition Software) να έχει ξεκάθαρη εικόνα που κόβεται το δημιουργικό σας και προκύπτει η σελίδα που ορίσατε. Τα Crop Marks δεν πρέπει να φτάνουν στο όριο της σελίδας. Πρέπει να έχουν απόσταση από το εξωτερικό όριο της σελίδας.

Μη ξεχνάτε πως στο όριο του ξακρίσματος πρέπει να υπάρχει ασφαλής περιοχή που δεν περιλαμβάνει χρήσιμα αντικείμενα και κείμενα γιατί υπάρχει κίνδυνος να κοπούν. Απομακρύνουμε, λοιπόν, κατά 5 mm τουλάχιστον όποιο κείμενο υπάρχει στο όριο της σελίδας ώστε να υπάρχει αυτή η ασφάλεια.
Ειδικά στα πολυσέλιδα έντυπα με βιβλιοδεσία καρφίτσας (όπως τα περιοδικά) πρέπει να έχετε υπόψη σας πως οι κεντρικές σελίδες έχουν τελικό πλάτος μικρότερο από τις πρώτες και τελευταίες σελίδες μιας και για να κοπούν και ξακριστούν τα τεύχη στην πλευρά που ανοίγει το τεύχος απαιτείται στις εσωτερικές σελίδες να υπολογίζεται και το «πάχος» που δημιουργεί η ένθεση των φύλλων το ένα μέσα στο άλλο. Έτσι ένα τεύχος 128 σελίδων μπορεί να έχει διαφορετικό πλάτος σελίδων που φτάνει μέχρι και τα 4-5 mm (ανάλογα με το βάρος του χαρτιού που χρησιμοποιούμε).

Δώστε προσοχή στο παράδειγμα που σας παραθέτουμε για να δείτε τι σημαίνει εκτυπωτική επιφάνεια,
τι σημαίνει Bleed και τι σημαίνει Crop Marks

Ας υποθέσουμε ότι έχετε στη διάθεσή σας ένα 8σέλιδο με την μορφή που απεικονίζουμε παρακάτω:

Παρατηρήστε πως το χρώμα σε κάποιες σελίδες φτάνει στην άκρη. Αυτό για να συμβεί και στην εκτύπωση πρέπει το φόντο να ξεχειλίζει από τα όρια που διακρίνουμε στις εικόνες και επιπλέον πρέπει να υπάρχουν και σημεία κοπής στα όρια της καθαρής σελίδας που θα απομείνει:

Για να γίνει η παραγωγή του 8σέλιδου θα διαμορφωθεί ένα νέο εκτυπώσιμο αρχείο από το αυτοματοποιημένο σύστημα ηλεκτρονικού μοντάζ και οι σελίδες θα έχουν την διάταξη που απεικονίζουμε:

Η προεπισκόπηση του ηλεκτρονικού μοντάζ με την εκτυπώσιμη εργασία πάνω θα δώσει την εικόνα:

Στη συνέχεια παράγουμε την εκτυπωτική επιφάνεια που έχει την μορφή:

Στην επιφάνεια αυτή υπάρχουν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες κοπής, διπλώματος με το απαραίτητο bleed στις σελίδες που είναι απαραίτητο. Η συγκεκριμένη επιφάνεια είναι 4χρωμη (CMYK) και αναλύεται σε 4 διαφορετικές επιφάνειες που αλληλοσυμπληρώνονται εκτυπωτικά και δημιουργούν το επιθυμητό αποτέλεσμα:

Παρατηρήστε ότι κάθε επιφάνεια έχει διαφορετική πληροφορία. Ο συνδυασμός τους δίνει την τελική μορφή της εκτυπωτικής επιφάνειας και προκύπτει το 4χρωμο έντυπο που φαίνεται στις σελίδες του παραδείγματος.

Προσοχή!

Από τον κανόνα του Bleed και των Crop Marks εξαιρείται η περίπτωση που η δουλειά σας δεν έχει φόντο ξάκρισμα (φόντο που ξεχειλίζει).
Τότε μόνο δεν είναι απαραίτητο η σελίδα να έχει bleed. Είναι όμως εντελώς απαραίτητο το εκτυπώσιμο αρχείο σας να είναι φτιαγμένο στη τελική και σωστή διάσταση που επιλέγετε, με τον σωστό προσανατολισμό.

Δεν επιβάλλουμε στον πελάτη μας να παραγγείλει εκτυπωτικό δοκίμιο για την εργασία που θέλει να παραγγείλει. Η επιλογή στα χρώματα που έχει το δημιουργικό του, είναι ευθύνη του να είναι αυτή που θα ήθελε. Αν παρόλα αυτά και πριν την παραγωγή επιλέξει να πάρει στα χέρια του εκτυπωτικό δοκίμιο ή ψηφιακό εκτυπωτικό δοκίμιο, υπάρχει η επιλογή και με μια μικρή επιβάρυνση στο κόστος, πριν ξεκινήσει η παραγωγή του τα αποστέλλουμε για έγκριση και αποδοχή.

Προσοχή!

Τα χρώματα στην οθόνη σας δεν είναι πάντα πιστοποιημένα και δεν υπάρχει ταύτιση με το χρώμα που επιθυμείτε να εκτυπώσετε. Συμβουλευτείτε σκάλα CMYK ή Pantone για την επιλογή των χρωμάτων που θα ορίσετε στο δημιουργικό σας.

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Word

Πρέπει, καταρχήν, να λάβετε υπόψη σας ότι η συγκεκριμένη εφαρμογή δεν έχει την ικανότητα να διαχειριστεί το θέμα του ξακρίσματος (bleed). Εφόσον χρησιμοποιείτε αυτή την εφαρμογή για την διαμόρφωση εγγράφων που θέλετε να εκτυπώσετε, πρέπει να έχετε κατά νου ότι αν χρειαστεί να προσθέσετε φόντο που θα ξακρίσει, η τελική σας εκτύπωση θα είναι μικρότερης διάστασης από αυτή που σχεδιάσατε. Επομένως, ο κανόνας είναι ότι δεν χρησιμοποιούμε το MS Word για τέτοιες εκτυπωτικές εργασίες.

Παρόλα αυτά αν το επιθυμείτε ή αν το έργο σας δεν έχει φόντο που ξακρίζει τότε:
Διαμορφώνετε το έγγραφό σας στις διαστάσεις και τις προδιαγραφές που σας ενδιαφέρει. Η χρωματική σκάλα και γενικά η διαχείριση του χρώματος αφορά εκτυπώσεις γραφείου και δεν ανταποκρίνονται στο μέγιστο των απαιτήσεων αλλά για financial reports, annual reports, μελέτες, εισηγήσεις συνεδρίων και γενικά έγγραφα που δημιουργούνται σε περιβάλλον γραφείου είναι ευρέως διαδεδομένη και ανταποκρίνεται εδώ και πάρα πολλά χρόνια στις απαιτήσεις όλων που δεν είναι επαγγελματίες των γραφικών τεχνών.

Τι πρέπει να κάνετε:

• Δημιουργήστε το έγγραφο που θέλετε. Έχετε θεωρητικά πολλές δυνατότητες για να διαμορφώσετε ένα αξιοπρεπές έγγραφο για εκτύπωση.
• Βεβαιωθείτε ότι το δημιουργικό σας και τα κείμενα δεν ξεπερνούν την ασφαλή περιοχή. Είναι σημαντικό και για την τελική εμφάνιση των εντύπων σας.
• Βεβαιωθείτε επίσης ότι οι εικόνες που χρησιμοποιείτε είναι σε υψηλή ανάλυση 300 dpi. Μεγαλύτερη ανάλυση δεν χρειάζεται μιας και το μοναδικό αποτέλεσμα είναι να δημιουργείτε μεγαλύτερου όγκου εκτυπωτικά αρχεία.
• Εάν χρησιμοποιείτε γραμματοσειρές που δεν εγκαθίστανται με την εγκατάσταση των Windows πρέπει να ενσωματώνονται στο έγγραφο ως εξής:
  File > Save As > Tools > Save Options > Save > Embed Fonts
  (η εικόνα δείχνει τη διαδικασία σε έγγραφο word με τη χρήση του MS Word 2007)
• Αποθηκεύστε την εργασία σας. Το τελικό έγγραφο που έχετε αποθηκεύσει είναι και το έγγραφο εκτύπωσης που πρέπει να μας αποσταλεί.

Χρησιμοποιώντας το Microsoft Publisher

• Αν επιθυμείτε να προσθέσετε φόντο ή εικόνα που θα ξακρίσει πρέπει το φόντο ή η εικόνα να τοποθετηθεί ή μεγεθυνθεί τόσο ώστε να ξεπεράσετε κατά 3 mm το όριο της σελίδας που φαίνεται με την μπλε γραμμή στο περιθώριο.
  Οτιδήποτε βρίσκεται εκτός του ορίου της μπλε γραμμής κόβεται και ξακρίζεται από το καθαρό εκτυπωτικό σας έργο.

Τι πρέπει να κάνετε:

• Δημιουργήστε το έγγραφο που θέλετε. Έχετε θεωρητικά πολλές δυνατότητες για να διαμορφώσετε ένα αξιοπρεπές έγγραφο για εκτύπωση με πολλές περισσότερες επιλογές διαμόρφωσης σε σχέση με το MS Word.
• Βεβαιωθείτε ότι το δημιουργικό σας και τα κείμενα δεν ξεπερνούν την ασφαλή περιοχή. Είναι σημαντικό και για την τελική εμφάνιση των εντύπων σας.
• Βεβαιωθείτε, επίσης, ότι οι εικόνες που χρησιμοποιείτε είναι σε υψηλή ανάλυση 300 dpi. Μεγαλύτερη ανάλυση δεν χρειάζεται μιας και το μοναδικό αποτέλεσμα είναι να δημιουργείτε μεγαλύτερου όγκου εκτυπωτικά αρχεία.
• Εάν χρησιμοποιείτε γραμματοσειρές που δεν εγκαθίστανται με την εγκατάσταση των Windows πρέπει να ενσωματώνονται στο έγγραφο ως εξής:
  Tools > Commercial Printing Tools > Fonts

Εισαγωγή στα αρχεία PDF®

PDF® (Portable Document Format).
Όπως υποδηλώνει και το όνομα, πρόκειται για μια μορφή αρχείου που περιγράφει τα έγγραφα.

Η εταιρεία Adobe® έχει δημιουργήσει τις εφαρμογές για την δημιουργία, την επεξεργασία και την προβολή των εγγράφων που έχουν αυτό το format. Επειδή οι προδιαγραφές των αρχείων αυτού του τύπου ήταν διαθέσιμες για πολλές πλατφόρμες και εφαρμογές, η μορφή αυτή κατάφερε να καθιερωθεί ως επίσημο πρότυπο και όλες σχεδόν οι εταιρείες ανέπτυξαν λύσεις και εφαρμογές που περιστρέφονταν γύρω από τη λύση αυτή.

Η μορφή αυτή σήμερα θεωρείται ως η πιο διαδεδομένη μορφή ανταλλαγής δεδομένων. Άρθρα, βιβλία και ολόκληρες σειρές μπορούν εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια να δημιουργηθούν και να ανταλλαγούν ώστε να αναγνωστούν, επίσης, εύκολα, γρήγορα και με ασφάλεια. Το ίδιο συμβαίνει και στις περιπτώσεις που θέλουμε να εκτυπώσουμε ή να δημοσιεύσουμε κάτι στο διαδίκτυο.
Εξάλλου, η μορφή αυτή είναι η πιο διαδεδομένη για την διόρθωση και προβολή περιεχομένου που πρόκειται να δημοσιευθεί ή εκτυπωθεί, μιας και διατηρεί την μορφοποίηση που έχει δώσει ο δημιουργός του μέσω οποιασδήποτε εφαρμογής, που απλά εκτυπώνει και γιατί υπάρχουν εφαρμογές που κάποιος έχει την δυνατότητα να κάνει παρατηρήσεις πάνω στο αρχείο αυτό.

Τι μπορείτε να κάνετε με το PDF®

Τα αρχεία PDF® μπορούν να χρησιμοποιηθούν για:

• Δημιουργία ηλεκτρονικών εγγράφων που έχουν και διατηρούν την εκτυπωμένη μορφή τους.
• Ανταλλαγή δεδομένων. Όλο και περισσότερες εφαρμογές μπορούν να «διαβάσουν» δεδομένα από αρχεία PDF®. Οι διαφημιστικές καταχωρήσεις όλο και πιο συχνά πλέον ανταλλάσσονται με τη μορφή PDF®.
• Αρχειοθέτηση των δεδομένων. Υπάρχουν «εργαλεία» στην αγορά που σας επιτρέπουν να δημιουργείτε καταλόγους αναζήτησης σε μια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη αρχείων PDF®.
• Διαδραστικά έγγραφα συλλογής πληροφοριών. Η μορφή αρχείων PDF® μπορεί να χρησιμοποιηθεί για ηλεκρτονικά έγγραφα (φόρμες) που έχουν πεδία για να συμπληρώνονται από τον ενδιαφερόμενο και τα δεδομένα αυτά να αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων.

Πώς ξεχωρίζετε τα αρχεία PDF®

Τα αρχεία PDF διατηρούν την κατάληξη (extension) .PDF, η δε μορφή τους (εικονίδιο) έχει την εικόνα που φαίνεται παραπάνω:

Τόσο σε PC όσο και σε MAC (διαφορετικά υπολογιστικά συστήματα), δεν θα διακρίνετε με συγκεκριμένο εικονίδιο τις εφαρμογές που υποστηρίζουν την μορφή αυτή. Σήμερα όμως αρκετά υπολογιστικά λειτουργικά συστήματα έρχονται με προεγκατεστημένη την δυνατότητα προβολής αυτών των τύπων αρχείων (π.χ. Apple’s® OSX® Operating Systems)

Πώς μπορείτε να ανοίξετε ένα αρχείο PDF®

Ο πιο εύκολος τρόπος για να δει κάποιος το περιεχόμενο ενός αρχείου PDF® είναι η εφαρμογή προεπισκόπησης (ανάγνωσης), Adobe Reader®, που δίνει εντελώς δωρεάν η Adobe® μέσω της ιστοσελίδας της.

Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε αρχεία PDF®

• Όλο και περισσότερες εφαρμογές όπως η CorelDraw® και η Adobe InDesign® προσφέρουν την επιλογή «Export to PDF». Με αυτό τον τρόπο τα έγγραφα που δημιουργήσατε και μορφοποιήσατε στις εφαρμογές αυτές μετασχηματίζονται σε αρχεία PDF® και μάλιστα με δυνατότητα επιλογών που έχουν να κάνουν με τις προδιαγραφές του τελικού εξαγώγιμου αρχείο PDF®.
  
  
• Άλλες εφαρμογές όπως το Adobe Illustrator® και το Adobe Photoshop® μπορούν και αποθηκεύουν απευθείας (μέσω της εντολής Save As) αρχεία αυτής της μορφής διατηρώντας όλες τις δυνατότητες και τα επίπεδα επεξεργασίας (layers) που έχει δημιουργήσει ο χρήστης για μελλοντική πρόσθετη επεξεργασία.
  
  
• Για τις εφαρμογές που δεν έχουν αυτή την δυνατότητα εξαγωγής υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι δημιουργίας αρχείων PDF. Ο πιο διαδεδομένος είναι μέσω της εφαρμογής Adove Distiller®, που ουσιαστικά πρόκειται για έναν εικονικό εκτυπωτή (virtual printer) που εγκαθίσταται στον Η/Υ σας και έχετε τη δυνατότητα να εκτυπώσετε το έγγραφο που δημιουργείτε σε αυτόν ώστε να δημιουργηθεί το αρχείο PDF®. Και στη περίπτωση αυτή έχετε τη δυνατότητα να ρυθμίσετε τις προδιαγραφές του αρχείου που εξάγετε. Η δυνατότητα, όμως, αυτή προσφέρεται μέσω του Acrobat Professional® που είναι επαγγελματικό εργαλείο διαχείρισης αυτού του τύπου αρχείων και δεν προσφέρεται δωρεάν στους χρήστες. 
  Υπάρχουν, όμως, και αρκετοί τρίτοι κατασκευαστές εφαρμογών που έχουν δημιουργήσει παρόμοιους εικονικούς εκτυπωτές για να δημιουργείτε τέτοιου τύπου έγγραφα. Για τους χρήστες εφαρμογών σε υπολογιστικό περιβάλλον Windows® PC υπάρχει το PrimoPDF που είναι διαθέσιμο στο διαδίκτυο για download και ελεύθερο για χρήση με δυνατότητες ρύθμισης των τελικών  εξαγώγιμων αρχείων.
  Να σημειώσουμε εδώ πως η εγκατάσταση του Acrobat Professional στον υπολογιστή σας προσθέτει λειτουργικότητα σε εγκατεστημένες εφαρμογές του Η/Υ σας όπως στις εφαρμογές Microsoft Office® και AutoCad® δίνοντας εύκολα και γρήγορα τη δυνατότητα δημιουργίας και εισαγωγής αρχείων PDF στα έγγραφά σας.
  
  
• Τέλος, υπάρχει η δυνατότητα να δημιουργήσετε αρχείο τύπου PostScript (πάλι μέσω virtual printer τύπου PostScript που θα έχετε εγκαταστήσει στον Η/Υ σας) και στη συνέχεια να δημιουργήσει άλλος σε άλλον υπολογιστή το αρχείο PDF για το έγγραφό σας.

Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του PDF®

• Είναι μια διαδεδομένη και κοινή μορφή ανταλλαγής αρχείων. Μπορεί κάποιος να δημιουργήσει αρχείο PDF σε MAC και το αρχείο αυτό στη συνέχεια να «διαβαστεί» σε PC ή και αντίστροφα.
• Είναι αρχεία που δεν έχουν μοναδικό προορισμό εκτύπωσης. Μπορούν εύκολα να εκτυπωθούν σε εξειδικευμένα και ακριβά εκτυπωτικά offset συστήματα το ίδιο εύκολα με οικονομικούς και επιτραπέζιους εκτυπωτές inkjet. Αυτό βέβαια δεν σημαίνει ότι η παραγωγή θα είναι βέλτιστης ποιότητας για κάθε συσκευή, μιας και αυτό εξαρτάται άμεσα από τις ρυθμίσεις δημιουργίας του αρχείου PDF® που προαναφέραμε στην προηγούμενη υποενότητα.
• Είναι συμπαγή αρχεία που περιέχουν όλη την εκτυπωτική πληροφορία και υποστηρίζουν μια σειρά εξελιγμένων αλγόριθμων συμπίεσης (Compression Optimize) ώστε το μέγεθος του τελικού αρχείου να έχει το ελάχιστο δυνατό μέγεθος διατηρώντας όμως σχεδόν στο 100% τα χαρακτηριστικά που απαιτεί η εκτύπωσή του.
• Τα αρχεία PDF μπορούν να περιέχουν στοιχεία πολυμέσων, όπως ταινίες ή ήχο, καθώς και στοιχεία υπερκειμένου, όπως σελιδοδείκτες, συνδέσεις με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και σελίδων web.
• Υποστηρίζεται η ασφάλεια των αρχείων PDF®. Ο δημιουργός του αρχείου PDF μπορεί και έχει στη διάθεσή του διάφορες επιλογές ασφαλείας. Είναι δυνατό το κλείδωμα ενός PDF, ώστε να μπορεί να ανοίξει και να αναγνωστεί μόνο με έναν μοναδικό κωδικό πρόσβασης. Είναι, επίσης, δυνατόν να απαγορεύει την αλλαγή του περιεχομένου ή να απενεργοποιήσει τη δυνατότητα εκτύπωσης.
• Ευκολίες Διόρθωσης. Προσφέρονται αρκετές επιλογές διόρθωσης και μεταβολών μέσω πολλών εφαρμογών που υποστηρίζουν τις δυνατότητες αυτές. Παράλληλα, μέσω της εφαρμογής Adobe Proffesional προσφέρεται η δυνατότητα να κάνετε όποιες - σχεδόν - αλλαγές  επιθυμείτε ή μεταβολές, εύκολα και γρήγορα, χωρίς να χρειάζεται να ανατρέξετε στα αρχικά έγγραφα ή και εφαρμογές που δημιουργήσατε το/τα PDF. Μπορείτε, για παράδειγμα, σε μια ηλεκτρονική μορφή ενός βιβλίου να αντικαταστήσετε εύκολα και γρήγορα μία ή περισσότερες σελίδες με νέες και πλέον να έχετε στη διάθεσή σας μια νέα μορφή του τελικού σας αρχείου PDF®.

Πώς θα διαβάσετε αρχεία PDF®

Η ανάγνωση αρχείων PDF είναι εύκολη: απλά επισκεφτείτε την ιστοσελίδα της Adobe® και κατεβάστε το Adobe Reader®, μια εφαρμογή που προσφέρεται δωρεάν και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να ανοίξετε, να προβάλετε και να εκτυπώσετε αρχεία PDF.

Το Adobe Reader είναι διαθέσιμο για διάφορες πλατφόρμες:

• Windows (από τα Windows 95 μέχρι τα Windows 7)
• Macintosh (MacOS 9.1 ως και την τελευταία του OSX)
• Unix (Linux, Solaris, AI , HP -UX)
• φορητές συσκευές (Palm, Pocket PC, Symbian)

Είναι ευκόλως εννοούμενο, βέβαια, το γεγονός ότι η χρήση του επαγγελματικού εργαλείου Acrobat Professional® προσφέρει τη δυνατότητα ανάγνωσης αυτών των αρχείων με επιπλέον δυνατότητες επεξεργασίας και διόρθωσης. Η εφαρμογή αυτή είναι η πλέον διαδεδομένη για τους επαγγελματίες των γραφικών τεχνών.

Πώς θα «ενώσετε» διαφορετικά αρχεία PDF® σε ένα

Πολλές φορές δημιουργείται η ανάγκη δημιουργίας ενός πολυσέλιδου εγγράφου από διαφορετικές εφαρμογές ή από διαφορετικούς χρήστες.

Μπορεί, για παράδειγμα, αν είστε εκδότης, να δημιουργήσετε ένα σχολικό βοήθημα με δύο διαφορετικούς γραφίστες. Έτσι θα έχετε στη διάθεσή σας δύο διαφορετικά τελικά έγγραφα PDF® που αν κάποιος τα ενώσει στο σημείο που χρειάζεται, θα δημιουργήσει το τελικό σας βιβλίο.

Η δυνατότητα αυτή δίνεται μέσω του Acrobat Professional®, όπου μπορείτε να εισάγετε σε ένα έγγραφο PDF® και στο σημείο (σελίδα) που σας ενδιαφέρει άλλο έγγραφο PDF® (ολόκληρο ή μερικές σελίδες του). Παράλληλα, η ίδια εφαρμογή (στις εκδόσεις 8 και 9) προσφέρει τη δυνατότητα να γίνει και συνδυασμός (Combine) αρχείων ή και σελίδων πολλών PDF για να δημιουργηθεί ένα ενιαίο, στη μορφή που επιθυμείτε.

Το ISO 216, από το 1975, προσδιορίζει τις διεθνείς στάνταρ διαστάσεις χαρτιών που χρησιμοποιούνται σήμερα στις περισσότερες χώρες του κόσμου.
Τα διεθνή αυτά πρότυπα μεγεθών είναι βασισμένα στο Γερμανικό DIN 476 και χωρίζονται σε δύο σειρές μεγεθών, τη Σειρά Α και τη Σειρά Β.